跨部门沟通会心得

　　很多人会忽视跨部门沟通会，其实这块如果处理不好会影响整个公司的运营。跨部门沟通会从前期目标的明确到沟通效率到后期的执行力，都很重要。

　　在开会前，要做好充分的准备，这种准备甚至比见客户更要充分。因为每一次的跨部门会议要讲的东西和要解决的问题都是不一样的。这种情况下，首先要有明确的目标，将待解决的问题全部列好。在开会之前将这些问题发出，让大家准备好解决预案，然后拿到会上讨论，就会比较有效率。

　　问题有两种：一种是开放式问题，比如这是什么、该怎么办等等;另一种是封闭式问题，即抛出问题后给出几个选项，看各个部门之间对这几个选项的态度，然后选出最优方案。或者根据这几个选项引出另外一个解决问题的方式。我更倾向于抛出封闭式问题，让大家在会前事先准备好预案，就不会在会上扯得太远。

　　在会议末尾，会议组织者再强调一下今天讲了什么，下一步的计划是什么，还需要解决什么问题，做哪些沟通的准备等等。每次会议之后做一个会议简报， 用电子邮件的方式发给参会的人。

　　蒋美兰

　　捷希女鞋集团中国区行销部副总经理

　　开会频率：每天至少1～2次;每周有3个固定会议、2个专案会议;忙时，40％以上的时间都在开会;

　　参会类别：主管会议、部门会议、专案会议、创意会议;

　　参会装备：电脑、手机、创意参考资料;

　　开会场所：公司大小会议室、外面咖啡馆、旅馆、商场;

　　创意会议形式推荐：团队所有成员在封闭式酒店开会，没有外界以及日常琐事的干扰，开会效率非常高;另外就是在卖场现场开会，能够与团队成员迅速及时地沟通，效果也非常不错;QQ群、MSN也是便捷有效的开会形式;

　　会议时间管理：最简单的就是Outlook，可以提醒会议时间;其次还要了解与会者的行程安排，根据每个成员的日程安排确定会议时间，并设置时间提醒。

　　专案会议怎么开

　　捷希女鞋刚刚在北京举办了秋冬季新品发布会， 以这次大秀的专案会议为例：

　　第一，开会之前，要明确开会的目的。这次大秀，我们从三个月前就已经开始策划准备，每一次的会议都有不同的目的，通过每次的会议来推进专案的进程。

　　第二，需要对会议流程、参会人员有足够清晰的了解，并且准备会议所需道具、档案等一系列东西。自开始策划大秀以来，专案会议可能每周都需要开， 会议流程如下：

　　1)回顾上周的会议记录;

　　2)确定当周的进度;

　　3)确定各部门、协力厂商工作现状;

　　4)确定需要各部门协调事宜;

　　5)讨论决定下一步需要做的事情，并且分工落实到人。

　　第三，为了保证会议高质高效地完成，需要注意以下几点：

　　1)事先说明预期产出，做好流程及时间分配并严格执行;

　　2)确定每个伙伴都会到达现场(可以设置提醒功能);

　　3)确定所有与会需要的素材都完整出现;

　　4)确定下一目标及未来的日程表安排。

　　第四，会议结束后，需要检查会议记录，随时确定下一步安排好的工作正常进行。

　　第五，一般情况下，开会如果超过9 0分钟，人心其实已经涣散了，会议品质就极差，因此，控制会议的时间也是会议召集者需要注意的一个问题。

　　会议沟通心得

　　我们有一种特殊的会议形式，即“绿灯会议”， 这是我们的创意发散会议。在这样的会议上，参会成员可以针对自己的品牌自由发言，但任何人不可以先提困难。

　　另外，有时候会上有的人不爱发言、比较拘谨， 或者有新的同事加入，对新环境不够了解，不敢发言。这时，上司的鼓励和赞扬就显得非常重要。要鼓励他们多发言，并且赞美他们的点子，增加他们的自信。还有一种比较好用的方法，就是指派实际的工作给这样的人，让他们对相应工作产生责任感，这样便能调动起他们的积极性。

　　那么，如何与老板或者客户沟通?其实很简单， 那就是站在他们的立场上想问题，事先想好他可能发问的内容、想好他可能担心的问题、听从你的建议后他们可以得到什么。站在对方的位置解决好这些问题后，说服他们当然也就不成问题了。