如何建立自我管理的工作团队

2012-05-24 13:46:15    《经理人》杂志 蔡敬聪   我要评论0   我要收藏   
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自我管理工作团队的建立,在于传统的阶层权力架构不再能发挥作用。

  重点:

  把共识视为过程,而非结果;投票表决,才是结果。所有想法都必须充分表达,让每个人能充分了解。讨论过程远比达成结论更为重要。在增强能力阶段,你最重要的职责之一是抗拒亲自帮团队解决问题的诱惑。鼓励成员多朝几个方向来思考,让他们知道最安全的办法,不一定就是最好的。引导他们——你已经不再是他们的老师——发展可行的行动方案。强调他们必须为自己所做的决定负责,也必须自己清除妨碍行动的障碍。实现行动方案是他们的所应负起的责任。

  要达到这个“增强能力”的阶段,你可以看得出来,对他们而言,这是相当痛苦的阶段。因为传统的权力框架,或许不怎么样,但至少是他们熟悉的方式。在传统的权力架构逐渐改变时,他们的反应一点也不让人意外。当你听到成员开始问出下面这些问题时,你不禁会自问,这些冲突和敌意,到底从何而来?这些问题包括“这到底是谁的主意?”、“谁让你来管理这个团队的?”、“你只会告诉别人怎么做,你有什么资格来主持我们的会议?”

  再次强调,要有耐心,告诉成员这种冲突和抗拒行为,在团队的形成过程中是正常的,你可以利用团队的使命宣言把成员的方向再度凝聚,不要气馁,继续向前走。在“增强能力”阶段推动的过程中,团队成员会要求你让他们回到过去的状况,或要求你至少按照以前的方式,为他们做一件事。虽然成员的确需要你,而且他们要求你做的事,对你而言,轻而易举,再加上想到他们一路过来的辛苦过程,你会忍不住帮助他们。但是,切记!抗拒这个诱惑吧!否则会得不偿失。

  同样地,让每一个问题变成整个团体共同探讨的主题,把解决问题的责任丢给成员,要他们自己负责。事实上,就算你想要回到过去,也回不去了。团队成员已经尝到了独立和权力的滋味,他们能够用不同的方式来挑战自己和其他成员,也发展出和你应对的新模式,就算他们想要放弃,也放弃不了。而且,你们双方虽然还没有深刻体认到这一点,但是你们绝对不会想要放弃这个工作团队的计划。但雪上加霜的是,此时,生产力会大为降低。因此,对高层主管而言,这个团队发展的第三个阶段,也是一个痛苦的阶段。此时如果高层主管插手,认为这个工作团队的想法在公司内行不通,他会夺去你的权力,劝你考虑另谋他就,你的下场就会非常悲惨。因为你几乎已把你的权力授权给团队,他们这时不可能再把权力还给你,而你的主管也会责备你须为一切不利结果负责。

  注意:在开始推动建立工作团队时,千万要让高层主管了解,生产力一定会因此下降,这是成员初期互相冲突所导致不可避免的结果。至于生产力会下降多少、时间多长、成员彼此要继续争吵到什么时候等,都得看你给他们的训练能否承受建立团队的挑战、你的角色是否能成功地从经理人转换成教练、协调者或促成者,及高层主管对你充分支持的程度。

  在团队建立的初期,最重要的是开创先例,教导必要的行为技巧。在接下来的抗拒与冲突阶段,大部分重点应该摆在人身上。你就如同教练,下指令给成员后,现在是成员表现的时间了。然而,你还是要尽力协助成员转换成自我管理的团队。在这个过程中,你整个人都会接受前所未有的挑战。团队发展的最后阶段则表示团队成功的转型。他们不再是一群共事的人,他们是一个紧密结合的工作团队。他们不再需要你扮演教师和教练的角色,你的角色该转换成协调者、促成者、及顾问的角色了。

  第四阶段:出神入化

  这个阶段是你和成员共同努力的目标。团队成员已经能够掌握如何在冲突最少的状况下共事,也练习了你所传授的技巧,已完成够多的方案,让他们对自己有足够的信心,生产力也比团队建立前增加,而且能够自己设定工作计划。简而言之,这个工作团队的运作,已充分发挥综合效果。综合效果能让一群人,以团队方式运作,用更少的时间,做更多的事,而且品质比同样人数组成的任何非工作团队还有效率。

  野雁飞行时所排成的V字形,是说明综合效果的最好例子。为什么野雁会排成V字形?原因在于可减少风的阻力。为什么他们会不停地叫?是为了要鼓励每只野雁跟上队伍。野雁的领导者由大家轮流担任,如果有任何野雁脱队,会有两只雁子留下来陪他,直到他体力恢复,可以归队,或无法继续飞行为止。研究显示,排成V字形飞行的野雁,速度比单独飞行的野雁还要快93%。

  在这种状况下,不但野雁不再需要固定的领导者,达到“出神入化”阶段的工作团队,也不需要固定领导人。不过,你不必难过,既然你能从老师角色转换成教练,现在也同样可以再度转换成协调者、促成者或顾问的角色。换句话说,你现在扮演的是团队成员随时可以咨询的宝贵资源,而不再只是扮演指挥的领导角色。

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